Turhauttavat palaverit
Jälleen kerran kiireinen viikko töissä ja oman työn johtaminen on koetuksella. Tilannetta ei helpota palaverit, jotka vievät liikaa aikaa kalenterista. Tämän takia näpyttelet ylipitkän ja tehottoman palaverin aikana konetta – vastailet meileihin ja yrität hälinässä hoitaa omia töitäsi. Fokuksesi on muualla kuin palaverissa. Muut palaveriin osallistuvat huomaavat, ettet ole läsnä. Tuntuuko tilanne tutulta?
Voisiko turhauttavat ja tehottomat palaverikäytännöt räjäyttää ja voisiko tilalle luoda jotain mielekkäämpää ja samalla myös tehokkaampaa?
Uusi konsepti?
Parhaimmillaan hyvät palaverikäytännöt ohjaavat itsenäiseen ja proaktiiviseen työskentelyyn ja turhat palaverit jäävät pois. Tämä johtaa oman työn parempaan johtamiseen ja tehokkaampaan työskentelyyn eli vapauttaa nimenomaan niitä tarvittuja aikaresursseja omaan työhön. Saadaan irti enemmän vähemmästä, eli luodaan työpaikan arkeen mielekästä tehokkuutta.
Palaverikäytännön uudelleentarkastelussa on syytä lähteä palaverin tarve, ei palaveri edellä. Palaverilla kun ei ole mitään itseisarvoa. Uudelleentarkastelussa voisi miettiä esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- mikä on palaverin tarkoitus ja tavoite?
- mitä lisäarvoa palaveriin osallistuvat voivat tuoda?
- kuinka kauan palaveri voi kestää?
- miten onnistunutta palaveria mitataan?
Palaverin tarkoitushan voi olla esimerkiksi tiedon jakaminen, ideoiden sparraaminen (brainstorming) tai puhdas päätöksenteko. Hyvälle palaverille on lisäksi asetettu selkeä tarkoitus, jossa myös pysytään. Palaverille olisi hyvä olla myös asetettu tarpeeksi yksinkertainen ja selkeä tavoite; esimerkiksi tavoite hyväksyä valmisteltu sosiaalisen median strategia. Tietysti palaveriin osallistuvien tulisi tuoda myös lisäarvoa itse palaverille, muutoin osallistuminen on turhaa. Lienee syytä miettiä myös palaverin kestoa. Voisiko ylipitkät palaverit (yli 1h) ajoittain unohtaa tai ainakin jakaa tarkoituksen ja tavoitteen niin salliessa, palavereja ketterämpiin, esimerkiksi 15 minuutin aivoriihiin?
Mitä seuraavaksi?
Palaverikäytännöt ja -kulttuuri eivät ole syntyneet yhdessä yössä. Siksi vanhan käytännön korvaaminen uudella ei tapahdu hetkessä – tarvitaan sitkeyttä ja sitoutumista ajaa sisään ja totuttautua uuteen toimintatapaan.
Tutkimuksen mukaan ihmisellä kestäisi keskimäärin 66 päivää luoda uusi toimintatapa. Pääset lukemaan tutkimusta käsittelevän artikkelin Huffington Postin sivuilta täältä
Me Aksesissa huomasimme, että palaverimme kaipasivat välillä skarppaamista ja selkeä fokuskin puuttui toisinaan. Me kaikki kolme olemme innostuneita ihmisiä ja palaverit lähtivät helposti laukalle. Hauskaa meillä on ollut – mutta ei aina niin tehokasta. Lähdimme noudattamaan seuraavaa portaikkoa ja tähänastiset kokemuksemme ovat olleet hyviä. Koemme, että selkeät palaverikäytännöt luovat tekemiseen raameja ja siten boostaavat työntekoa.
- jokaiselle palaverille on etukäteen asetettu tavoite
- jokaiseen palaveriin valmistaudutaan etukäteen
- palaveri kestää vain sen verran kun on välttämätöntä (hauskanpitoa voi jatkaa!)
- palaverin lopuksi arvioimme palaverin onnistumista, eli tavoitteisiin pääsyä, arvioidaan asteikolla 1-5;
Malli saattaa kuulostaa insinöörimäiseltä, mutta se on kokeilemisen arvoinen. Minkälaisia kokemuksia sinulla on toimivista palaverikäytännöistä?